Nach Word übertragen
Um Excel-Werte nach Word zu Übertragen gibt es mehere Möglichkeiten.
Kopieren und Einfügen
Setzen Sie zuvor ggfs. Filter auf die Tabelle.
Sie markieren das, was Sie in Word einfügen möchten:
- Zelleninhalt (Klick in eine Zelle und anschließendes Markieren in der Bearbeitungsleiste)
- Zelle (Klick in eine Zelle)
- Zeile (Klick in die Zeilennummer am linken Rand)
- Spalte (Klick in den Buchstaben am oberen Rand)
- Bereich (Klick in eine Zelle und mit der gedrückten Maustaste einen Bereich aufziehen)
- ganze Tabelle (Klick in die kleine Ecke am oberen linken Rand)
Anschließend Kopieren Sie mittels rechter Maustaste->Kopieren oder der Tastenkombination [Strg]+[C] den Inhalt der Markierung.
Begeben Sie sich zu Ihrem Word-Dokument. Klicken Sie an die Stelle in Ihrem Dokument an der Sie die Tabelle einfügen möchten. Der Cursor ist ein Blinkender, senkrechter Strich.
Fügen Sie die Tabelle mittels rechter Maustaste->Einfügen, oder der Tastenkombination [Strg]+[V] ein.
Seriendruck
Diese Möglichkeit ist komplexer, gestattet jedoch auch ansprechendere Ergebnis der automatisierten Erstellung von Dokumenten.
Ausgangsbedingung:
Die Excel-Tabelle ist so sortiert und gefiltert wie es für die Ausgabe erwartet wird. Zur Erleichterung beim späteren öffnen wurde die Tabelle im Excel-Format, z.B. xlsx, abgespeichert.
Vorgehen:
Sie benötigen in Word ein Dokument das die Gestaltung des Ergebnisses beschreibt. Dem Ergebnis können Sie später noch einen Vor- und Nachspann hinzufügen.
Wählen Sie unter Sendungen->Seriendruck starten in dem Auswahlmenü den Eintrag Verzeichnis.
Als nächstes Bentzen Sie im Auswahlmenü Empfänger auswählen den Eintrag Vorhandene Liste verwenden.
In dem sich öffenden Fenster wählen die zuvor gespeicherte Excel-Tabelle aus. In einem weiteren Fenster wählen Sie das entsprechende Tabellenblatt aus.
Im Word-Dokument gestalten Sie nun den Bereich, den ein einzelner Datensatz einnehmen soll. An den Stellen an denen später Inhalte aus der Excel-Tabelle erscheinen sollen fügen Sie ein Sereiendruckfeld ein. Diese finden Sie im Menü Sendungen->Felder schreiben und einfügen in der Auswahlliste Seriendruckfeld einfügen.
Mittels der Schaltfläche Vorschau Ergebnisse im Menü Sendungen->Vorschau Ergebnisse können Sie zwischen den Feldbezeichnungen und den Feldinhalten umschalten. Mittels der daneben liegenden Schaltflächen können Sie sogar durch die einzelnen Datensätze blättern und das Ergebnis beurteilen.
Ein endgültiges Dokument bekommen Sie wenn Sie unter Sendungen->Fertig stellen in dem Auswahlmenü den Punkt Einzelne Dokumente bearbeiten auswählen. Hierin können Sie überzählige Seitenwechsel entfernen sowie einen Vorspann / Nachspann einfügen.
Videotutor